Hybride Meetings werden auch nach Corona ein wichtiges Thema der Veranstaltungsplaner bleiben. Sie ersparen Reisezeiten und das unterstützt nicht nur die Nachhaltigkeitsziele, sondern auch die Zeitbudgets der TeilnehmerInnen.
Als spezialisiertes Tagungshotel sind wir über jeden anwesenden Teilnehmer besonders glücklich. Und die persönliche Anwesenheit fördert auf jeden Fall die Qualität des Austausches. Für viele Veranstaltungen ist tatsächlich eine virtuelle oder hybride Durchführung gar keine sinnvolle Option. Die Ziele bestimmen das Format!
Aber wir unterstützen auch mit viel Erfahrung und guter Konferenz- und Videotechnik Ihre hybriden Veranstaltungen. Also die Tagungen und Seminare, bei denen nur ein Teil der Referenten und Teilnehmer im modernen Tagungsraum des PhiLeRo Hotels Platz nehmen, während ein anderer Teil über eine Software für Videokonferenzen teilnimmt.
Hier sind unsere Tipps für die Organisatoren von hybriden Events:
Virtuellen Teilnehmern helfen, einen professionellen Auftritt hinzulegen
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre virtuellen Teilnehmer schon versierte Videokonferenzteilnehmer sind. Ein gutes Briefing, dass Hilfestellung gibt, wo man eine gute Webcam bekommt, wie die Beleuchtungseinstellung im Büro oder Homeoffice aussehen sollten und wie man die Konferenzplattform in Ruhe testet, sollte Teil der Einladung sein.
Das Briefing für Referenten oder Moderatoren auf die neuen Formate anpassen
Hybride Meetings lassen Ihnen die Wahl. Ihre Referenten oder Trainer können vor Ort im PhiLeRo Hotel Köln sein oder virtuell teilnehmen. Wichtig ist, dass die Tatsache, dass es sich um ein hybrides Meeting handelt, Bestandteil des ersten Briefings ist. Soll der Speaker aus Sicherheits- oder Kostengründen seinen Vortrag online halten, ist frühzeitig zu klären, ob dies von seinem Büro Sitz oder einem professionellen Studio gesendet werden soll. Ist ersteres der Fall (z.B. aus Kostengründen), lassen Sie sich die Bild- und Tonqualität (inkl. der Internetbandbreite) garantieren. Ein frühzeitiger Technikcheck (nicht erst am Tag der Veranstaltung) ist empfehlenswert.
Die Bedürfnisse der virtuellen und analogen Teilnehmer separat betrachten und bewerten
Für die vor Ort anwesenden Teilnehmer ist der Check In, die Parkplatzsituation und die Verpflegung zu planen. Es sollte auch geprüft werden, was der virtuelle Teilnehmer während den Pausen macht. Schaut der auf einen Bildschirm mit Standbild eines leeren Tagungsraumes oder gibt es Pausen-Entertainment, einen Treffpunkt zum inoffiziellen Austausch mit anderen virtuellen Teilnehmern oder sogar die Möglichkeit des Besuchs virtueller Messestände.
Auch die Vernetzung der virtuellen Teilnehmer untereinander oder der virtuellen mit den analogen Teilnehmern, können bei bestimmten Veranstaltungsarten (z.B. Verbändetagungen) wichtige Themen sein.
Nicht jede Zielsetzung erlaubt ein hybrides oder virtuelles Meeting.
Das persönliche Treffen ist wahrscheinlich nie durch ein Treffen im Online-Meetingraum zu ersetzen. Schließlich beruhen erfolgreiche Veranstaltungen auf 3 Säulen: die Vermittlung von Ideen oder Wissen, das Netzwerken der Teilnehmer und Referenten untereinander und last but not least: die Motivation zu fördern, das neu Gelernte oder Gehörte in die Umsetzung zu bringen. Die zweite und dritte Säule lässt sich vor allem bei Präsenzmeetings am einfachsten planen und realisieren.
Bleiben wir also -wenn möglich – persönlich und menschlich.
Wie wir Sie für hybride Veranstaltungen unterstützen
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